Témoignage : ACTION SEJOURS

Action Séjours organise des séjours linguistiques et sportifs pour jeunes et pour adultes. PHL Soft lui a développé un site marchand connecté aux applications de gestion de l'entreprise, en s'appuyant sur le langage PHP. L'interface Web modifie radicalement les relations avec les clients. Chaque client possède un espace propre où transitent tous les échanges et où toutes les informations pertinentes sont constamment disponibles.

L'informatique d'Action Séjours repose sur des applications spécifiques fonctionnant sur AS/400 - System i. Un site institutionnel a été développé il y quelques années. Mais il ne servait jusqu'ici que de vitrine. La décision a été prise en 2007 de transformer le site web en un site marchand connecté aux applications de gestion de l'entreprise. À cette occasion s'est posée la question de l'évolution de l'infrastructure informatique. La discussion s'est engagée entre Action Séjours et PHL Soft, à l'origine des développements informatiques de la société, et tout particulièrement son dirigeant, Philippe Lachenko.

Pour le développement et l'hébergement de la nouvelle application, plusieurs hypothèses ont été envisagées. Pour rester dans la lignée de l'existant, il était possible de continuer à développer en RPG sur AS/400 - Power i. Une aide appréciable aurait pu être la gamme d'outils de PHL Soft autour de PHL Web. Mais Philippe Lachenko a fait remarquer que les développeurs RPG deviennent rares et chers et que ce type de serveur perd du terrain. En outre, il aurait fallu acquérir un modèle de serveur plus puissant. En regard, il a montré tout l'intérêt du langage PHP, devenu très populaire pour le développement d'applications en mode Web. Il offre de nombreuses fonctionnalités, en particulier dans le domaine du design et du graphique, et ce à coût bien moindre : les développements deviennent donc beaucoup plus abordables. En outre, il est disponible sur de nombreuses plates-formes, en particulier des plates-formes Linux bon marché.

Après mûre réflexion, PHP a été retenu pour le développement du nouveau site d'Action Séjours. La refonte des applications a été prise en charge par l'équipe de PHL Soft de juillet 2007 à mars 2008. Une personne de l'équipe a assuré la montée en charge dans les locaux d'Action Séjours. Pour tester la nouvelle solution, les 500 séjours de Pâques 2008 ont été saisis en double dans l'ancien système et dans le nouveau. Ce qui a permis de détecter les anomalies et d'intégrer les corrections au fil de l'eau. L'application était totalement opérationnelle à l'issue de cette étape. « Le projet a tenu ses objectifs » déclare Serge Courault, directeur d'Action Séjours : « la société a pu s'appuyer exclusivement sur la nouvelle application Web pour les 4000 séjours de l'été 2008. Il n'était en effet pas question d'une double saisie pour un tel volume. »

L'application est hébergée sur un serveur Linux par PHL Soft. L'accès se fait par connexions sécurisées. PHL Soft assure la sécurité des données, en particulier par des sauvegardes régulières. L'assistance de PHL Soft se fait à distance. Elle est gérée par l'équipe qui est intervenue dans le développement de l'application. Chaque membre de l'équipe peut être amené à intervenir et se concerte donc avec ses collègues. « PHL Soft nous apporte un support sans faille », déclare Serge Courault. « Quand nous appelons Philippe Lachenko ou un membre de son équipe, nous avons toujours les réponses à nos questions. Ils ne nous laissent jamais tomber. »

L'interface Web change fondamentalement la relation d'Action Séjours avec ses clients. Chaque client dispose d'un espace propre qui contient l'intégralité des documents nécessaires au séjour, qu'ils soient standard (papiers d'identité à emporter, conseils au voyageur, liste du trousseau) ou personnalisés (facture, adresse de la famille d'accueil, convocation). Chaque client accède à son espace en s'identifiant avec une adresse électronique et un mot de passe. Action Séjours envoie les documents à la fois sous forme papier et sous forme électronique. Mais les familles ont le choix de privilégier l'une ou l'autre des solutions.

Des avantages immédiats sont apparus. Auparavant, si un client avait perdu un document, il fallait le lui renvoyer. Maintenant, il suffit de l'aiguiller vers son espace client du site. Étant donné la visibilité internationale des sites web, Action Séjours a même vu arriver des inscriptions venant d'autres pays comme le Maroc et l'Égypte.

Les fiches clients sont très complètes : elles conservent une trace de toutes les actions effectuées ; paiements, envoi de documents, relances. Si une modification intervient sur un séjour, l'information est transmise en temps réel au client. Par exemple, si le numéro de téléphone du directeur d'un centre change au dernier moment, un courrier électronique est envoyé aux parents et l'information est répercutée automatiquement dans tous les documents électroniques qui la contiennent dans l'espace client.

Lors d'une réservation en ligne, le client reçoit immédiatement une confirmation. Il en est de même lors des paiements. Les documents sont envoyés automatiquement. Des messages de relance sont envoyés pour le règlement du solde. Les paiements par carte ont naturellement remplacé les chèques. Cela implique bien sûr des frais de 0,5% mais en contrepartie, la gestion des chèques est en train de disparaître, il n'y a plus de risque de perte et il y a un gros gain de temps de traitement.

Après un été passé sans problème particulier avec une application donnant toute satisfaction, le bilan a été fait et des développements complémentaires sont à l'étude. Il est prévu une remise à plat pour simplifier le code de certaines parties, mettre en commun le maximum de modules et normaliser le plus possible l'application.

L'application va s'enrichir progressivement de nouvelles fonctions. La première sera un traitement spécifique des comités d'entreprises, clients particuliers d'Action Séjours. Le responsable du CE disposera d'un espace client spécifique où il pourra gérer directement les inscriptions à tarif particulier et le suivi des dossiers.

« Bien que de taille modeste, Action Séjours dispose d'une application particulièrement riche et performante », note Serge Courault. « Des structures beaucoup plus importantes n'en sont pas là. »

Site web : http://www.action-sejours.com/